Possono richiedere l'accesso ad atti e documenti amministrativi tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale collegato ad una situazione giuridicamente tutelata e connessa al documento oggetto di richiesta di accesso. La richiesta può esser presentata dai diretti interessati o da persone delegate: un legale rappresentante-difensore, un procuratore oppure un tutore muniti di delega. La delega, con copia fotostatica del documento di identità del delegante, deve essere allegata alla richiesta.

Tutti i documenti amministrativi del Comune sono accessibili, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge e fatte salve le esigenze di riservatezza di altri soggetti citati nei documenti richiesti.

Con la normativa FOIA, l’ordinamento italiano riconosce la libertà di accedere alle informazioni in possesso delle pubbliche amministrazioni come diritto fondamentale. Il principio che guida l’intera normativa è la tutela preferenziale dell’interesse conoscitivo di tutti i soggetti della società civile: in assenza di ostacoli riconducibili ai limiti previsti dalla legge, le amministrazioni devono dare prevalenza al diritto di chiunque di conoscere e di accedere alle informazioni possedute dalla pubblica amministrazione.

Giornalisti, organizzazioni non governative, imprese, i cittadini italiani e stranieri possono richiedere dati e documenti, così da svolgere un ruolo attivo di controllo sulle attività delle pubbliche amministrazioni. L’obiettivo della norma, è anche quello di favorire una maggiore trasparenza nel rapporto tra le istituzioni e la società civile, e incoraggiare un dibattito pubblico informato su temi di interesse collettivo.

Le modalità di accesso ad atti e documenti dipendono dalla riservatezza del contenuto e dalla presenza di altre persone interessate. Accesso informale (richiesta verbale)
Se la tipologia del documento richiesto esclude la presenza di controinteressati, il diritto di accesso può essere esercitato in via informale, ossia dietro semplice richiesta verbale all'ufficio che ha formato o possiede stabilmente il documento. La valutazione sull'ammissione dell'accesso in via informale spetta al responsabile dell'ufficio. Accesso formale (richiesta scritta)
Qualora fosse necessario compiere una valutazione più approfondita:

• sull'interesse manifestato dal richiedente di accedere agli atti
• sull'eventuale presenza di controinteressati all'esercizio del diritto di accesso

Ne caso in cui si richieda il ritiro o la visione dei documenti presso gli uffici comunali (dopo aver ottenuto l'autorizzazione) è necessario prenotare un appuntamento presso gli uffici. Qualora la domanda venga persentata in nome e/o per conto di una persona giuridica è necessario poi allegare alla domanda copia di un documento d'identità del delegante.
Se la trasmissione della domanda avviene mediante Sportello OnLine del Comune è necessario autenticarsi con SPID/CIE.

Formato dei documenti
È possibile richiedere i documenti amministrativi nella forma di rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie solo se questi sono:

• interni o esterni al Comune di Mollia solo se in possesso dalla Pubblica Amministrazione
• relativi ad uno specifico procedimento riguardanti un’attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla loro natura sostanziale  pubblica o privata.

Rilascio
Nel caso di accesso informale oppure di documenti in corso di pubblicazione all'Albo Pretorio, il rilascio di copia e di esame è immediato. In questo caso viene richiesto il pagamento delle eventuali spese di riproduzione dei documenti. Nel caso di accesso formale l’ufficio deve concludere il procedimento entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, ad eccezione dei casi di sospensione o differimento.
Ritiro
Il ritiro delle copie o la visione degli atti deve avvenire entro 30 giorni dalla comunicazione di accoglimento dell'istanza di accesso. Trascorso tale termine il procedimento viene archiviato e l'interessato dovrà presentare una nuova istanza.

Per il rilascio delle copie della documentazione richiesta è previsto il pagamento di un corrispettivo equivalente al costo della duplicazione dei documenti, in funzione del supporto utilizzato per la riproduzione. Le modalità di pagamento per chi presenta la domanda sono indicate di seguito.

Se viene richiesta copia cartacea, oltre ai diritti di segreteria, il costo varia da € 0.20 a € 0.70 a foglio, in base al formato (A4, A3, copia a colori, copia in bianco e nero)

Il pagamento per il rilascio allo sportello può essere effettuato mediante bancomat e carta di credito. Chi riceve la documentazione via email o spedizione postale ha la possibilità di pagare anticipatamente tramite bollettino PagoPA inviato dal comune dopo l'approvazione della domanda.  

La presa visione e il rilascio di copia è subordinato al rimborso dei costi sostenuti dall’Amministrazione.

Nel caso si presenti la domanda di accesso per conto di terzi o in qualità di legale rappresentante, si precisa che le eventuali deleghe di rappresentanza possono essere prodotte anche attraverso una dichiarazione sostitutiva di certificazione ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa).